Entrare nel mondo degli eventi richiede competenze, ma anche la possibilità di confrontarsi con situazioni concrete.
Un corso può fornire metodo e conoscenze; l'esperienza permette invece di capire come queste competenze vengono utilizzate nella realtà: nel rapporto con i clienti, nella gestione dei fornitori, nelle attività operative e nella risoluzione degli imprevisti.
Per questo motivo, iniziare a fare esperienza prima di lavorare in autonomia come event planner può aiutare a costruire il proprio percorso professionale con maggiore consapevolezza.
Da dove iniziare
Non è necessario aspettare di ricevere il primo incarico come event planner.
Si può iniziare collaborando con un'agenzia di eventi, affiancando un professionista, lavorando con un fornitore oppure partecipando alla realizzazione di eventi culturali, sportivi, associativi o territoriali.
Anche una collaborazione occasionale può essere utile, purché permetta di svolgere attività concrete e di osservare come viene gestito il progetto.
L'obiettivo non è semplicemente essere presenti, ma entrare progressivamente nel lavoro.
Affiancare professionisti e fornitori
Affiancare un event planner o un'agenzia permette di osservare da vicino attività che spesso la teoria non restituisce nella loro complessità: rapporti con il cliente, comunicazioni, coordinamento dei fornitori, controllo delle tempistiche e gestione delle modifiche.
Anche lavorare presso un fornitore può offrire una prospettiva interessante.
Catering, service audio e video, allestitori, fotografi, fioristi e altre professionalità rappresentano infatti parti del sistema organizzativo di un evento. Conoscerne il lavoro aiuta a comprendere meglio anche ciò che un event planner dovrà coordinare.
In entrambi i casi, è importante non limitarsi a eseguire un'attività, ma cercare di comprenderne la funzione all'interno del progetto.
Partecipare concretamente alla realizzazione di un evento
Preparare materiali, supportare il coordinamento, verificare gli spazi, assistere i fornitori, controllare alcune attività o contribuire alla gestione delle tempistiche sono esperienze che permettono di sviluppare competenze operative.
Il loro valore aumenta con il livello di responsabilità assunto.
Avere gestito direttamente un'attività permette infatti di comprenderne meglio difficoltà, tempi e conseguenze sulle altre fasi del progetto.
Per questo motivo, quando si cerca una prima esperienza, è utile valutare che cosa si potrà realmente imparare e quali responsabilità sarà possibile assumere, non soltanto il nome dell'organizzazione con cui si collaborerà.
Imparare dall'esperienza
Fare esperienza significa osservare ciò che accade, comprendere come vengono prese le decisioni, quali problemi emergono e come vengono affrontati.
Può essere utile annotare le attività svolte, le responsabilità assunte, le difficoltà incontrate e le competenze utilizzate. Questo permette di trasformare le esperienze in un patrimonio professionale consapevole e di valorizzarle anche nel proprio curriculum.
Un'esperienza di supporto, per esempio, può sviluppare capacità organizzative, comunicative, relazionali o di gestione delle priorità. Riconoscerle aiuta a capire quali competenze sono già presenti e quali devono ancora essere consolidate.
Costruire progressivamente il proprio percorso
Le prime esperienze non devono necessariamente seguire un percorso prestabilito. Si può iniziare da un'agenzia, da un fornitore, da un evento locale o da un progetto culturale e, nel tempo, costruire un insieme di esperienze differenti.
Quello che conta è collegare progressivamente formazione, pratica e riflessione.
L'esperienza non sostituisce la formazione e la formazione non sostituisce l'esperienza. La prima permette di confrontarsi con la realtà del lavoro; la seconda fornisce strumenti per comprenderla e affrontarla con maggiore consapevolezza.
Per chi vuole lavorare nell'organizzazione degli eventi, iniziare a fare esperienza significa quindi cominciare a costruire la propria professionalità già nelle prime occasioni di collaborazione.
